Pravidla pro zpracování osobních údajů

pro Akademický ústav Karviná, z.ú.

Akademický ústav Karviná, z.ú., Mírová 1434/27, 735 06 Karviná-Nové Město, zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady(EU) č. 2016/679, obecné nařízení o ochraně osobních údajů.

Osobní údaje zaměstnanců

1. U zaměstnanců, zaměstnavatel shromažďuje osobní údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci a osobní údaje umožňující organizaci kontakt se zaměstnanci.

  • Identifikačními osobními údaji se rozumí jméno, příjmení, titul, rodné číslo, datum
    narození, adresa trvalého pobytu
  • Kontaktními osobními údaji se rozumí zejména uvedena kontaktní adresa, číslo telefon,
    emailová adresa, a jiné informace obdobného charakteru
  • Doplňující osobní údaje-informace o kurzech, školeních, řidičském průkazu, výpis z rejstříku trestu, zdravotním stavu, údaje o rodinných příslušnících apod.

2. Osobní údaje organizace primárně získává přímo od budoucích zaměstnanců již při jednání o uzavření smluvního vztahu a při jeho následné realizaci a to na základě jeho souhlasu

3. Účely zpracování organizace využívá a zpracovává zejména pro účely související s plněním zákonných povinnosti zaměstnavatele ve smyslu zákonů:

  • zákon č.262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění
  • zákon č. 582/1992 Sb., o daních z příjmu, v platném znění
  • zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů
  • zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů
  • zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, ve znění pozdějších předpisů
  • a dále pro svoji vnitřní potřebu, zejména pro vyhodnocování situace v oblasti řízení lidských zdrojů, ochranu svých práv a svých právem chráněných zájmů

4. Organizace zpracovává poskytnuté osobní údaje v elektronické podobě v programu RON - MZDY PROFI. Údaje o zaměstnancích a spolupracujících osobách zpracováváme formou osobního dotazníku v tištěné podobě, který osoby vyplňují a jeho podpisem dávají souhlas se zpracováním svých osobních údajů naší organizací.

5. Organizace uchovává osobní údaje pouze po dobu plnění zákonných povinností stanovenou právními předpisy. V případě zpracování nezbytného pro splnění smlouvy, po dobu nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, tedy po dobu trvání smlouvy. Po skončení doby oprávněného zpracování osobních údajů organizace zajistí jejich likvidaci v souladu s archivačním a skartačním řádem organizace.

6. Organizace musí nebo může poskytnou osobní údaje státním organizacím v rámci plnění zákonných povinností, dále subjektům veřejné moci v případech, kdy organizaci poskytnutí osobních údajů ukládají zákony, jde zejména o orgány státní správy, soudy, orgány činné v trestním řízení, orgány dohledu, exekutory, notáře, insolvenční správce apod. 

Pokud zjistíte nebo se domníváte, že při zpracování Vašich osobních údajů došlo ze strany organizace k porušení Vašich práv či k porušení povinností stanovených zákonem, můžete nás s připomínkami kontaktovat a nebo požádat o opravu nebo výmaz Vašich údajů.

8. Pro správné zpracování osobních údajů je potřeba organizaci oznámit jakoukoliv změnu Vašich osobních údajů.

Evidence údajů o zájemcích o zaměstnání
V případě potřeby nového zaměstnance a vypsání nového výběrového řízení (dále jen ,,VŘ“), je po zájemcích požadováno poskytnutí osobních údajů. V případě VŘ jsou údaje, které poskytují zájemci o nabízenou pozici, uchovávány pouze po dobu trvání jednotlivých VŘ. Jakmile je VŘ uzavřeno, jsou doručené dokumenty a údaje smazány, popř. skartovány. Při výběru nových zaměstnanců jsou zpracovávána data obsažená v životopisu a dokumenty prokazující dosažené vzdělání.

Osobní údaje účastníků vzdělávání
V případě akreditovaných vzdělávacích programů se řídíme zákonem č. 18/2004 Sb. Zákon o uznávání odborné kvalifikace a zákonem č. 108/2006 Sb. Zákon o sociální službách. Osobní údaje zájemců o vzdělávání požadujeme z důvodu evidence a kontaktování účastníka, dále pak k vystavení osvědčení o absolvování vzdělávání. V rámci přihlášení na vzdělávací akci účastníci vyplňují přihlášku v elektronické nebo tištěné podobě. V případě elektronické přihlášky účastníci zakliknutím příslušné kolonky souhlasí se zpracováním poskytnutých osobních údajů. V případě přihlášky v tištěné podobě a osobního vyplnění, potvrzují svým podpisem, že se zpracováním poskytnutých osobních údajů souhlasí. Doba jejich uložení a místo uchování podléhá zákonným normám a skartačním a archivačním řádem organizace. V přihlášce jsou zpracována tato data:

  • jméno a příjemní
  • datum a místo narození
  • místo bydliště
  • kontakt – telefon/e-mail

Identifikační a kontaktní údaje spolupracujících subjektů
V případě spolupráce s fyzickou osobou nebo organizací jsou jejich identifikační a kontaktní údaje poskytovány a využívány ke vzájemné komunikaci a úpravě pracovně-právních vztahů. V případě právnických osob se o veřejně přístupné informace.